根据我国《公司法》规定，董事会每年至少召开两次会议，每次会议召开前十日通知全体董事和监事。
这是所有公司召开董事会最根本的依据。当然，如果董事局出现了影响到公司长远发展的突发事件，比如罢免董事长之类的“重要会议”，代表十分之一表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会，也可以提议召开董事会临时会议，其研究决策仍然具有法律的效力。
一是筹备，也就是一般意义上的“剧本”阶段。由董秘撰写剧本，交由导演董事长来决策，秉持严谨与灵活平衡的要求，这“一出好戏”就在董秘的编剧和董事长导演的指导下，被安排了。
二是议程，可以理解成与“演员”敲定行程。既然是拥有企业决策权的大咖，那些董事和股东肯定也都不是“闲人一枚”必定有着琐事产生额烦恼，这就需要董秘扮演“副导”的角色帮助敲定行程，落实“通告”。
三是召开，也就是好戏上演的阶段。在会议室、议程资料都安排妥当之后，会议正式开始。有些有经验的董事会秘书经常采用不同颜色的纸张对不同事项进行区分。
作为公司里，召开规模相对较大的一场会议，股东会始终都是企业的重头戏。而股东会的筹备繁琐程度与企业的规模成正比，也就是说越是厉害的企业，股东会越是难搞。当然，一般而言这样的企业精英和骨干也就越多，自然不在话下。
对于颇具经验且能力出众的会务而言，股东会一般也会经历三个过程。
首先是提议召开。代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上的董事、监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议，应当召开临时会议，都可以召开股东会。