法务管理信息化：为何问题越解决越多？丨律界黑客 Legal Hackers
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法务管理信息化：为何问题越解决越多？丨律界黑客 Legal Hackers
法务管理信息化：为何问题越解决越多？丨律界黑客 Legal Hackers
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内容首发于公众号【律界黑客 Legal Hackers】
本文作者：徐颖
发布时间： 2020-07-16
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近年国企、民企也开启了法务管理信息化建设。颖哥身边却有不少法务吐槽，信息化建设不仅没带来好处，反而弄得业务部门怨声载道，法务自己的工作量不减反增。
“法务部搞什么案件集中受理。本来发个邮件就能搞定的事，现在还得到系统填表传资料。这破系统吧，还有大小限制，传个文件费了我半天劲儿。”
——来自某业务的吐槽
“我们做了个法务案件集中受理系统，结果还得安排个人来操作系统分派案件。找个法务副总监来分派大材小用，找个小助理又时常拎不清情况。”
——来自某法务的吐槽
究其原因，很可能是法务管理信息化建设时缺少系统性的全局思维，引入的软件看似解决了一个问题却忽略了背后的关联成本，于是问题越解决越多。原本想让机器帮人分担工作，结果却变成了人给机器打工。
颖哥正好读到Mary O’Carroll的一篇文章觉得很有启发，摘译出来和大家分享。
Mary O’Carroll
谷歌法律运营官
Director of Legal Operations at Google
公司法务运营联盟主席
President of Corporate Legal Operations Consortium (CLOC)
法律运营面临的挑战
作为法律运营专业人员，我们知道法律科技的价值，但也深深知道在公司中成功启动和推行法律科技有多么困难。我们经常会遇到团队成员对新技术的反感、内部的压力和预算的限制。但是，最大的挑战之一可能来自于我们自己的一个执念——我们试图将技术方案与现有工作流程的特定元素进行指定匹配。换句话说，我们经常试图用单点、聚焦的方法来解决看起来好像是孤立的问题或者某个团队特有的问题。实际上这些问题并不是孤立的。
举个例子
举个例子，我们共同面临的挑战之一是如何将法务部的事项受理流程集中化（centralizing the legal department matter intake process）。传统受理方式是业务部门的同事直接发邮件给法务，或者在内部聊天软件上找法务。为了改善这种分散式的受理流程，通常情况下，我们的第一反应是创建一个电子受理表单，然后强制业务部门使用它。 （颖哥注：比如业务部门需到系统里填表发起请求，选择不同的事项类型，如某类合同的审核、合规咨询、争议解决等，法务部再集中派发给对应的法务，之后再基于表单去追逐法务工作进展。） 这种方法实现了所谓的“业务流程自动化”。毕竟，法务团队需要跟踪和分配大量来自业务部门的请求，通过表单来发起请求似乎可以把整个受理流程集中化和自动化。听起来似乎很合理对不对？
不幸的是，事实并非如此。在法律运营中，我们经常讲解决问题时需要考虑三方面的因素——人、流程和技术。上述方法过于简化了流程和技术带来的挑战，没有正确认识到 “人”的因素，也没有正确认识到增设一个表单系统给上下游的工作带来的变化和成本。这个表单带来的影响绝不仅仅在事项受理流程上。法务支持的所有业务人员都需要重新调整他们的“肌肉记忆”，通过新的系统提交请求。相比之下，业务人员会觉得继续用原来发邮件/发消息的方式更快、更便捷。