邮件对外发送注意事项｜OSLAW wiki非诉工作手册
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最后更新时间：2022/10/25
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对外邮件使用
1.
邮件主题建议添加项目名称以方便邮件的查找（同时自己应在邮箱里合理建立项目文件夹，归纳整理不同项目的邮件）。
2.
邮件签名设置：邮件签名栏处（包括办公电脑与个人电脑）需严格按照下列要求进行设置，分为完整版邮件签名和简单版邮件签名。通常，新建邮件选择完整版邮件签名，转发或者回复邮件用简单版邮件签名。设置方法请登录：右上角“邮件系统”→邮件签名
3.
首次对外发送邮件或涉及对外发送重要邮件时，可视情况请合伙人或高年级律师审阅邮件正文，同时确认收件人和抄送/密送的人员，包括顺序（如存在多个收件人或者被抄送人，通常需按照收件人或者被抄送人的职位级别等排列邮件地址：客户（负责人）→客户（其他低级别人员）→其他外部人员→团队内部等）。
4.
从对方或其中介机构处取得的信息应：
a.
转发给客户，保证信息的流动性，如涉及对方修改的文件，应制作与前一稿的比较版同时转发给客户（详见下文“修订及制作比较版本”）；
b.
时间充裕时，应充分审阅材料后再进行回复，如未有充分审阅但需及时回复，应说明“将在审阅后及时反馈”或类似含义；在项目推进迅速的情况下，如未有时间请客户确认我们的意见但需同时回复对方时（客户应不晚于对方收到我们的信息），应告知对方“仍需我们客户的确认”或类似含义。
5.
就自己对外发出的书面内容，第一稿应尽力做到完美，不能在下一稿中自己对自己的文字进行修订（除非对方的修改导致需对自己的文字进行调整，依赖的事实情况发生变更或者不做修改将可能导致我们自己承担责任），以避免对方质疑我们的专业性甚至追究责任。
6.
请开启邮件的拼写检查功能：Outlook选项à邮件à每次发送前自动检查拼写。
邮件检查事项
检查事项 | 要求/考虑事项 | | 易错事项 | 提示/备注 | |
1. 发邮件流程 | 推荐：先放附件——>再写标题、正文、签名档——>再反复检查确认——>再写收件人、抄送人，并反复检查确认——>发送 除外情况：如需直接回复，且收件人很多、内容较长，可以先写好发给自己检查，再粘贴回复 | | • 漏发附件 • 将未完成版本错发出去 • 漏掉收件人、抄送人 • 粘贴回复时可能发生格式错乱，粘贴后再次检查 | 原则上向客户发出的所有文件均应通过邮件发送，避免通过微信发送，如客户要求微信发送，也应注意同步通过邮件发送进行留痕 | |
2. 附件 | 1. 文件大小限制：是否能够顺利收/发 2. 针对不同性质的文件及收件人需求，选择适当的附件格式（word、pdf） 3. 附件版本准确，命名清晰，从对方角度及未来自己的角度出发（如明确命名为比较版，clean版，markup版，使用合适的修订者名称） 4. 附件顺序：如附件有序号，按照序号顺序从小到大上传 5. 考虑附件内容是否需要概括、数量是否需说明 | | • 忘记上传、少传、错传、多传附件 • 附件并非最终版本 • 附件格式未修改（word，pdf） • Excel表格未取消筛选、隐藏（考虑需要对方看到哪些内容，是否容易疑惑、漏掉内容） • 附件内容过大无法上传、发送，或附件过大对方无法收到邮件（如所里邮箱收发文件需小于30M） • 未简要说明附件内容（视情况而定） | 可先添加附件再写正文，以防遗漏 在上传附件后，需再次打开该附件确认是否为拟发送的最终版本（为快速确认，可关注最新的几处修改在该版本中是否均已体现了） 文件格式选择： 1. word格式：针对需要由收件人修改内容、调整格式等再次编辑的情况 2. pdf格式：针对收件人仅需查阅、保存、打印、盖章等无需更改的情况 3. 注：除非客户特别要求，法律尽职调查报告的终稿、备忘录、法律意见书均应发送pdf版本 单个文件vs压缩包：灵活处理 4. 境外客户：一般不用压缩包 5. 境内客户：如果是一个类别的多份文件，可以用压缩包（注意压缩包大小，如所内邮箱收发文件需小于30M） 6. 苹果系统压缩文件用Windows电脑打开后可能会有后缀或多余的格式错误文档，如果实习生使用自己的苹果电脑办公，需选择合适的压缩软件，并核对压缩包解压后的格式 向senior确认是否需要发送超大附件：超大附件需要申请云盘、发送云附件 | |
3. 邮件标题 | 1. 突出要点 2. 简洁明了 3. 与正文呼应 4. 注意保密事项 | | • 遗漏标题 • 标题表述不清 • 泄露敏感信息 • 答复邮件未改标题 • 附件名称自动成为文件标题 • 错别字 | 如在收到邮件的基础上选择“全部回复”或“转发”，需要注意以下事项： 1. 邮件标题需注意只留下一个“回复”或者“转发”或者“Re-”，无需留下多个类似词语 2. 如原邮件的标题和本次回复或转发的主题不符，邮件标题需要调整为与本次邮件的正文主题一致 | |
4. 正文 | 4-1称呼 | 1. 明确收件人称呼，不要遗漏（方便对方判断他是否要看内容、是否要做什么）（简短回复的时候可以视情况省略） 2. 准确 3. 使用敬称 | • 称呼错误 • 姓名错误 | 一定不要把名字写错！ 收件人为多个客户时的称呼： 1. 视情况统称，如各位好，各位投资人好，尊敬的公司领导和各位中介机构同事 2. 如仅为两位或三位客户，可按照对方职位由高到低进行排列，如：张总、杨经理，两位好 3. 如职位不分高低，只是职能部门不同，可按照主要对接人优先的原则进行排列 | |
| 4-2内容表达 | 开篇三句说清要点： 问题、答案、需要收件人做什么、截止时间 | / | / | |
| | 明确的计划或建议 | / | 明确相关行动的计划、时间安排： 1. 给出准确建议，说明我们后续拟采取的行动及其时间表 2. 说明需要对方配合做什么、行动中的要点及最晚期限 | |
| | 表达简洁 | / | 适当使用项目符号、标题、副标题、要点、不同字体、颜色，从而使重点事项更加突出、一目了然 句子尽量简短、明确 注意分段，每段内容不宜过长，如涉及较长分析，需注意增加小标题，并在每段第一句简要说明结论，之后再展开分析 视觉上简洁、舒适 | |
| | 信息准确 | / | 给出问题的准确答案和关键细节，不要让收件人有感到困惑、不确定的地方 | |
| | 解释附件/转发内容 | / | 转发或提供附件时，说明对该邮件或附件的观点，并介绍其内容 转发邮件时，视情况确认是否需删除转发邮件链里的前轮多封邮件（如果不清楚，可与senior确认） | |
| | 重要邮件多人复核 | / | 如为重要邮件，应请项目上的其他同事对邮件内容进行实质审阅和复核，复核重点包括：邮件内容是否清晰准确、结论的得出是否符合逻辑、是否已包含了客户关心的全部问题、从读者角度是否会有疑问、重点是否突出、繁简是否得当、是否有错别字等 | |
| 4-3拼写检查 | 1. 绝对避免：错别字、多字、漏字 2. 超级雷区：名字、公司名称千万不能写错！ 3. 其他：注意专有名词、专有翻译、常用简称 | • 错别字 • 写错专有名词 | 重要文件多次核查！ | |
| 4-4事实内容检查，保证无误 | 1. 核验数字 2. 事实内容核对 | / | / | |
| 4-5格式统一 | 1. 字体、字号统一 2. 行间距、段间距酌情调整 3. 序号，及序号字体字号 4. 段落无首行缩进 5. 强调方式（建议加粗/下划线） | • 格式不统一 • 布局混乱 | 格式通常应与所里的统一要求保持一致 保证视觉舒适 Word里编写好邮件内容后复制粘贴到邮件正文里可能会出现格式错误，原则上在邮件正文里直接撰写，特殊情况（如篇幅很长、需要用到word制表功能）下粘贴后可通过发送给自己的方式再次检查格式问题 | |
| 4-6落款 | 1. 书写规范 2. 场景适合 | |||