注册制下初级律师协助IPO项目务实篇——以股东信息核查的一个细节为例｜ 芥菜园子
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注册制下初级律师协助IPO项目务实篇——以股东信息核查的一个细节为例｜ 芥菜园子
注册制下初级律师协助IPO项目务实篇——以股东信息核查的一个细节为例｜ 芥菜园子
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内容来自于：公众号【金杜研究院】
作者： 蔺志军、陈晓琳、 焦天慧、常雅玲
发表时间：2021-08-06
引言
境内IPO注册制实施以来，为确保注册制改革落地实施，监管部门不断完善信息披露制度，明确和夯实中介机构责任。为贯彻信息披露真实、准确、完整的总体要求，监管机构发布了一系列规范性文件，其中尤以股东信息核查方面的要求更为细致和深入。
在此背景下，律师参与境内上市业务承担着更大的核查责任和面临着更大的执业风险。但另一方面，满足客户紧张的上市申报时间表和履行巨大的核查工作，是律师们必须完成的任务。IPO项目中的合伙人及资深律师无疑是第一责任人，需要更加深入地投入IPO项目。在此基础上，如何让初级律师更加有效地协助合伙人和资深律师完成项目执行，更加高效、高质量地执行好核查工作，也是一个很重要的课题。
本文从股东信息身份核查与披露中的一个细节切入，谈谈初级律师应当如何高效、高质量地在IPO项目中协助合伙人和资深律师的工作。
一、熟悉股东信息核查的监管要求，看到整个森林
股东信息核查历来就是IPO项目的重点问题之一，特别是从2021年以来，监管机构发布了《监管规则适用指引—关于申请首发上市企业股东信息披露》及交易所的相关配套落实文件、《关于股东信息核查中“最终持有人”的理解与适用》《监管规则适用指引—发行类第2号》《关于提供证监会系统离职人员信息查询比对服务的通知》《关于进一步规范股东穿透核查的通知》等一系列的规范性文件，进一步明确了中介机构在股东核查方面的责任要求和执行路径。
IPO的股东核查工作涉及很多方面内容，如股东适格性问题、穿透核查问题、是否属于“突击入股”情形及相应锁定期安排、是否存在代持情形、是否准确核查与认定实际控制人或存在规避发行条件的问题、是否完整披露历史沿革中存在的出资瑕疵情形、股东人数是否符合要求等。可见，股东信息核查是IPO中的重点工作。中介机构做好这项工作，是完成IPO申报的前提；初级律师虽然只是参与这个复杂工作背后的某个环节，但也应该理解自己所做的工作在整个股东核查工作（甚至IPO核查工作）中的重要性。初级律师的律师工作虽然起步于流程性的工作，但更重要的是从这里开始，就要有意识地逐步训练自己系统化思考的能力。
股东核查的工作要求也体现了注册制下监管机构的审核要求和对中介机构的责任要求。中介机构必须“全面深入核查”股东信息，确保信息的“真实、准确、完整”，并且在形式和实质上真正地发现问题、披露问题、解决问题。中介机构需要做到“勤勉尽责”，初级律师参与的基础性工作就是其中重要的一部分。初级律师看似从事的是一项简单、重复的工作，但是一定要看到自己微小工作背后的重大意义，自己工作的不到位影响的可能是整个项目，甚至是事务所。理解了所做工作的重要性和意义，初级律师就更容易投入工作的热情，发挥自己的所长。
二、执行一个核查的环节，理解工作难点
上述内容比较抽象，我们通过具体的实例来进行说明。
以《监管规则适用指引——发行类第2号》（以下称为“《指引》”）为例，《指引》专门强调境内上市企业应充分做好股东信息披露的相关工作，尤其是明确清理证监会系统离职人员不当入股情形。根据《指引》要求，证监会又发布了《关于提供证监会系统离职人员信息查询比对服务的通知》（以下称为“《通知》”），提出由各地证监局协助提供证监会系统离职人员信息查询比对服务，开展辅导工作的保荐机构可以在发行人提交辅导验收申请前，向发行人所在地证监局提供发行人股东信息并申请查询。在操作层面，要求保荐机构一次性提供需查询的发行人股东信息，且原则上保荐机构对一家发行人仅可提交一次查询申请。
简单来说，就是发行人需将上层股东穿透到自然人（无需穿透的特殊情形不在本文进行说明），将层层穿透后得到的自然人出资人的姓名及身份证号信息一次性提供给证监局，供证监局将该等信息与证监会系统离职人员的相关信息进行比对，核查发行人股东中是否有证监会离职人员持股的情况。
这看似是一个简单的工作，但工作的难点在于：
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发行人的股东背后很多都是私募基金，很多时候一个私募基金层层往上穿透，背后就有几千个自然人。
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在借助法律科技工具进行初步穿透核查的基础上，为了确保信息的准确性，不同渠道信息的交叉核对就是必要选项。股东身份信息主要存于股东提供的底稿资料（例如纸质版的工商档案或情况说明）。与股东进行对接和提出工作需求，查询和整理股东提供的资料都需要大量的时间投入及始终保持细致耐心的工作态度。
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从法律科技工具、工商底稿或股东提供资料中筛选出来的股东信息有时并不准确（有时可能是工商登记录入的时候就出现的差错），所以拿到信息之后的核对工作就是一个复杂的工作。
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客户的IPO申报时间表一般都很紧，这就需要多条线同时启动工作。多条线之间的配合，包括律师和券商的配合、中介机构和发行人的配合、中介机构和发行人股东的配合，配合本身就是一个复杂的工作；此外，不同的股东对该问题的理解程度及配合程度也不同，会让这个工作更加复杂。
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即使在团队内部，同一项工作需要多名律师同时推进，不同的人在核查中对问题的解读和掌握的尺度也会不同，核对时出现不一致时如何处理，特别是每个人都处于高压状态下如何面对这些挑战，负面情绪如何疏导……这些问题综合在一起使得这项工作更加考验智慧。
三、梳理工作思路，理解工作重点
在启动该项工作任务时，首要的便是梳理工作思路，在着手工作之前需要做好如下三点。
首先，以终为始，明确需要提交的工作成果。 证监会要求一次性提供需查询的发行人股东信息，并提供了股东信息查询申请表的模板，要求以光盘形式报送Excel表格。表格分为三列，分别为序号、被查询人姓名、被查询人身份证号。据此可知，该项工作需要得到的成果其实就是列出发行人股权穿透后的所有自然人股东及其身份证号，并以表格的形式呈现。因此工作的目标就是解决自然人股东姓名及其身份证号信息的完整性和准确性的问题。
其次，利用科技工具，明确工作方式。 一般来说，对于存在私募基金股东的发行人来说，其股东股权穿透后的自然人出资人数量都比较庞大，身份证号码数字较长，人工手动录入低效易错、时间人力成本高，所以在此项工作中必须借助法律科技工具，提高效率及准确率。对于自然人股东姓名的获取，可以借助第三方服务提供者或者事务所内部开发的法律科技工具的股东穿透核查技术得出初步成果。但是，由于外部网站可能存在信息滞后、信息错误的情况，至少需要获取两个以上途径的信息进行交叉复核。
汇总身份证号是此次核查的重点和难点。股东身份信息主要存于股东提供的底稿资料（例如纸质版的工商档案或情况说明）中，要从中高效并准确地获取上千个身份信息，务必要借助PDF复杂内容的文本识别和提取工具，这些IT技术的运用对于专业人士来说驾轻就熟，但对于专注在法学领域的律师却并不熟悉。因此，可以充分求教专业人士的经验（例如事务所IT部门同事），利用科技手段解放劳动力，坚决杜绝低效、重复、错误率高的人工录入方式。
最后，提前推演可能出现的问题，提前考虑可能出现的问题并形成对策。 “真实、准确、完整”是证监会对信息披露的总体要求，也是本项工作的核心要义。除了通过法律科技工具来提高工作效率外，在有限的时间内，面临较大工作量，如何充分调动项目成员又保证多人开工的质量和效率，以确保股东身份信息的准确性，也是必须慎重思考的问题。
我们认为，应该在工作开展前做以下两项预备工作，（1）项目组成员共同对实际要开展的工作进行沙盘推演，深入到细节，对于可能出现的问题提前讨论处理方式；（2）对于出现的同一个问题，不同成员如果采取不同处理方式，可能导致工作成果的再次梳理，影响工作效率，因此应在工作开展前尽可能想到容易出现不同处理方式的部分（例如汇总表格的呈现方式、不同情形的表述方式），提前进行沟通，讨论出可统一的、各方觉得最高效的处理方式，并形成简要的团队互动工作机制。
四、关键在于执行中不能出错
梳理好工作思路后，下一步便该紧锣密鼓地投入具体工作当中了。具体工作大致可以分为以下几步：
第一，协调各方工作，沟通前置。 股东信息核查并不只是初级律师个人的工作，也不仅是律师团队的工作，其中离不开与资深律师的沟通、与券商的互动，离不开发行人的配合、股东的沟通。因此必须在工作前期与各方沟通协调好具体工作方案和工作需求。与券商沟通重在明确要求双方的分工，与发行人、股东沟通重在请发行人知悉工作需求并配合提供资料。只有多方各司其职，高效互动，才能确保工作顺利推进。
第二，合理安排工作节奏，提取有效数据。 为避免遗漏，工作初期主要是以每一个发行人直接股东为出发点，在其股权穿透核查Excel大表格中根据底稿资料录入身份信息。该表与我们最后需要向证监局提交的表格形式并不一致，且有许多对于向证监局申请查询比对而言无效的信息（比如上层非自然人股东名称、股权比例等）。由此，我们需要对其中的有效信息进行提取，摘录我们需要的自然人股东姓名及其身份信息。提取数据时应善用Excel的数据处理功能（例如去除重复项）以及各类公式；遇到需要看似大量手动工作量的任务和难以攻克的难题，初级律师可以求教专业人士的经验（包括事务所IT部门同事）或借助各个搜索引擎获取关于Excel的新技能，以最大程度优化、提升工作效率。此外，发行人股东可能分批次反馈上层股东身份情况。为避免后期重复劳动，应在获得绝大部分身份信息时统一对反馈数据进行提取，后续少量补充即可。若当前仅获得少部分身份信息，则不用着急处理。
第三，核查身份信息，保持合理怀疑的律师本色。 如上所述，对股东反馈的信息必须进行细致核查，把好最后一道关。一方面要对自然人股东及其身份信息本身的真实性、准确性进行核查，另一方面也要从整体上对所有身份信息的完整性进行核查，并统计自然人股东数量。
针对信息的真实性和准确性，至少需要关注两点：一是身份证号本身是否正确，如身份证号位数是否为18位、身份证号尾数是否为“0000”（Excel表格的单元格格式设置不当可能会导致该情况出现）等；二是自然人股东姓名与身份证号是否一一对应，可能存在同一身份证号对应多个姓名、同一姓名对应多个身份证号（虽然重名情况下可能出现这种情况，但也有可能是数据输入错误，所以需要格外注意，若无法排除，最好将其均提交给证监局查询，以确保无误）等问题。
这里需要讨论的是，如何看待通过法律科技工具调取的信息？律师是否可以完全依赖其工作成果？答案自然是否定的。这并非不认可法律科技手段，对于通过IT技术获取的信息，在理解技术原理、对于准确度有合理认知的情况下，我们可以给予合理程度的信赖。但由于作为数据源的底稿资料本身可能存在一些无法避免的错误，因此初级律师需要对数据源本身进行再核查。例如，载有股东身份证号的说明文件本身就有可能存在纰漏（如身份信息只有17位、不同自然人股东之间的身份信息存在串行、重复等）。基于此，我们必须对借助法律科技工具调取的信息进行进一步细致核查，并及时与数据源提供方（即发行人、股东）就不确定的事项进行沟通核实，确保信息的准确。
针对信息的完整性，我们需要在已穷尽各种手段调取了尽可能获得的股东身份信息的基础上，统计已获取信息的股东总人数。可以采用多种方式进行筛查和统计，比如Excel中高级筛选、VLOOKUP函数、删除重复项等功能。最好使用多种功能分别筛查并进行比对，或者由多名初级律师各自筛查而后进行比对，确保数据完整且已消除重复项。需要注意的是，在使用删除重复项功能前，必须确保姓名前后无空格、身份证号前无单引号等情况，否则可能未算作重复项而重复保留数据，导致自然人股东数量不准确。在核查身份信息的过程中，若发现问题，应及时汇总并反馈复核，直至我们核查确认无误。
第四，穷尽核查手段，“勤勉尽责”没有止境。 即使通过各方努力，也并不一定能调取到所有自然人股东的身份信息。这种情况下，律师需要充分采取补充核查手段，以证明履行了勤勉、尽责的义务。例如对于未能获取信息的自然人股东，可通过公开网络核查方式搜集其简历、通过访谈上层股东的方式获取其简历情况，以辅助验证其不是证监会离职人员。对于未获得身份证号、无法进行查询的自然人股东，应将其持有的发行人股权比例或持股数量明确列出，以供资深律师或合伙人判断如何发表最终的法律意见。
第五，形成终稿，确保客户项目及时申报。 上述工作完成后，只需将自然人股东姓名、身份证号分别列示并标明序号，制作成表格提交证监局。提交后很快便可得到证监局回复，以此作为客户IPO申报的前提。